Ilmoittaudu netissä

Suomen hallitus on hallitusohjelmassaan määritellyt, että julkiset palvelut rakennetaan ensisijaisesti digitaaliseksi. Jouni Laineen mukaan digitalisaation jarruna on syvälle juurtuneet palvelujen tuottamisen tavat ja kaikki ei-sähköiset kanavat, jotka ovat edelleen olemassa ja estävät määrätietoisen ohjaamisen digitaalisten kanavien käyttöön. Digitalisointi edellyttää prosessien suunnittelemista täysin uudelleen.

Kansalaisopistojen yksi suurimmista asiakaspalvelutoiminnoista on kursseille ilmoittautuminen. Kaupungin linjauksia noudattaessaan työväenopisto on vuosi vuodelta lisännyt opiskelijoiden mahdollisuutta ilmoittautua netin kautta. Asiakkaan näkökulmasta voisi ehkä todeta, että käyttäen sekä keppiä että porkkanaa. Vähittäiset lisäystoimet ovat aiheuttaneet sen, että ilmoittautuminen on ollut joka vuosi hieman erilainen. Niinpä eilisessä työpalaverissa päädyimme pitkällisen keskustelun jälkeen siihen, että siirto täyteen digiaikaan tehdään yhdellä harppauksella: Ensi syksystä alkaen kaikille syksyn kursseille voi ilmoittautua netissä elokuun alusta ja kevään kursseille joulukuusta alkaen. Syksyn kurssit ovat nähtävissä sekä kotisivuille vietävässä sähköisessä esitteessä että ilmoittautumisohjelmassa jo juhannuksen jälkeen. Paperinen kurssiesite jaetaan entiseen tapaan elokuun puolessa välissä.

Koska tavoitteena on ohjata ilmoittautujat nettiin, puhelinilmoittautuminen alkaa vasta 21.8.2017. Useimmille kursseille ehtii oikein hyvin ilmoittautua vielä silloinkin. Suosituimmille kursseille ilmoittautuja saa paikan kuitenkin vain netin kautta, kuten on todellisuudessa ollut tähänkin asti - puhelimitse ilmoittautuminen on sen verran hidasta, että vain muutama asiakas ehditään palvella ennen kurssien täyttymistä.

Kurssien maksamiseenkin on kevään aikana saatu digijoustoa. Ellei asiakas maksa kurssia ilmoittautumisen yhteydessä, hän voi palata maksulinkin kautta maksamaan kurssin aina kurssin alkamiseen saakka. Maksulinkki löytyy asiakkaan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen lähetetystä kurssivahvistuksesta. On kuitenkin muistettava, että mikäli on ilmoittautunut useammalle kurssille yhtä aikaa, maksulinkki sulkeutuu ensimmäisen kurssin alkaessa.

Myös alennuksen voi hakea sähköisesti, tosin tällä hetkellä siihen tarvitaan vielä sähköposti. Lomake voidaan täyttää koneella ja liittää sähköpostiin työväenopistolle lähetettäväksi. Jos kyse on työttömän alennuksesta, pyydetyn liitteen voi lähettää samassa sähköpostissa hakemuksen kanssa. Kun hakemus on käsitelty työväenopistolla, asiakas saa siitä tiedon sähköpostilla, ja sen jälkeen hän voi maksaa alennetun kurssimaksun kurssi-ilmoittautumisen vahvistusviestissä tulleen maksulinkin kautta.

Askel on toiminnallisesti merkittävä. Vaikka toimintatapaa on käytetty jo joissakin muissa kansalaisopistoissa, olemme hieman huolissamme heistä, joilla ei vielä ole nettiä. Onneksi Tampereella on kirjastoissa yli 100 asiakaskonetta, joita voi varata ilmoittautumisten avautumisajankohdaksi. Jäämme mielenkiinnolla odottamaan, mitä tuleman pitää.